¿Cómo saber si es momento de invertir en un programa de contabilidad?
Para las pequeñas y medianas empresas en México, gestionar sus finanzas de manera eficiente es una tarea crítica que puede definir su éxito o fracaso, en especial conforme van creciendo. Ante la aparición de operaciones más complejas y la necesidad de mantener un control, un programa de contabilidad se perfila como la opción perfecta.
La pregunta es: ¿cuándo es el momento para invertir en uno? A lo largo de la presente nota, te contaremos cómo puedes identificar las señales pertinentes para que tomes la mejor decisión. Acompáñanos a revisar los puntos.
Señales de crecimiento empresarial
Sin duda, un aumento significativo en el número de clientes, proveedores y transacciones diarias, es un indicio claro de que llegó la hora de invertir en un software de contabilidad y abandonar los métodos de toda la vida.
Cuando un negocio empieza a trabajar con un mayor volumen de datos financieros, es fundamental sumar una plataforma capaz de manejar cuentas con hasta 20 dígitos y 9 niveles, definir la naturaleza de las mismas y clasificarlas de manera adecuada.
Además, si cuenta con la funcionalidad para importar un catálogo de cuentas en formato Excel y asignar cuentas contables por departamento, entonces la gestión podrá simplificarse exitosamente, dándole oportunidad a la organización de que se concentre en su crecimiento sin que su precisión financiera se vea comprometida.
Complejidad en las transacciones financieras
Es un hecho que, a medida que las empresas se expanden, pueden empezar a realizar operaciones internacionales, lo cual introduce la exigencia de gestionar múltiples monedas y generar pólizas de ajuste cambiario, algo que con un buen sistema contable no va a significar un dolor de cabeza.
Tampoco lo será el consultar el histórico de tipos de cambio y generar estados financieros en monedas extranjeras, algo vital para aquellos negocios que funcionan en mercados globales, ni la automatización de movimientos contables a partir de la lectura de CFDIs.
Utilizar pólizas dinámicas para generar estos movimientos y personalizar el desglose de impuestos a través de plantillas de pólizas inteligentes, son aspectos que no solo simplifican la contabilidad, sino que también aseguran una eficiencia mayor.
Precisión y agilidad en la gestión contable
Una bandera imposible de ignorar, es la necesidad de mejorar la exactitud en los registros financieros y la agilidad en su manejo, mucho más cuando todavía se ponen en práctica métodos manuales.
Un software contable como COI de Aspel, ofrece múltiples funciones en cuanto al control de la contabilidad electrónica; como el generar XML listos para enviarse al buzón tributario. Esto, además de facilitar el cumplimiento de las obligaciones fiscales, igualmente asegura que los registros estén actualizados y disponibles en todo momento.
La descarga directa de comprobantes fiscales desde el SAT y la verificación de su estado en la lista negra de esta autoridad fiscal, se destacan como características valoradas por las organizaciones para que optimicen su control sobre documentos contables.
Cumplimiento de obligaciones fiscales
A veces, los negocios en crecimiento empiezan a enfrentar ciertas dificultades para mantenerse al día con sus obligaciones fiscales, pero al invertir en una plataforma de contabilidad será una garantía de cumplimiento.
Uno bien diseñado, debería ayudar a las empresas en lo siguiente:
- Generación de declaraciones informativas (DIOT).
- Emisión de contabilidad electrónica.
- Balanza de comprobación y reportes financieros.
- Administración de CFDIs
- Registro de activos y depreciación.
- Gestión del IVA fronterizo.
Aunque parece imposible que una sola herramienta se encargue de tantas tareas, la tecnología ha demostrado su potencial para convertirse en el aliado #1 de las pymes para que atiendan todas las disposiciones fiscales, sin riesgos a recibir multas o sanciones.
Conclusiones
Detectar el momento adecuado para invertir en un programa de contabilidad es crucial para el éxito y la estabilidad de las pequeñas y medianas empresas.
Si crees que tu negocio se encuentra en una situación de crecimiento exponencial, entonces te invitamos a que consideres ampliamente la posibilidad de buscar a un proveedor que te ofrezca un software equipado con las mejores características.
