Los 5 errores más comunes en la baja de un empleado

Dar de baja a un colaborador no es solo un paso final. También muestra cómo actúa la empresa en los momentos importantes. En México, este proceso requiere más cuidado del que a veces se piensa. Si no se lleva bien, pueden surgir conflictos que impactan no solo a recursos humanos, sino a todo el ambiente de trabajo. Lo que ocurre en una salida dice tanto como lo que pasa en una bienvenida.

No se trata únicamente de cumplir con la ley. Una mala baja puede derivar en demandas, afectar el clima interno, dañar la reputación de la empresa o incluso poner en riesgo información sensible. Por eso, cuidar el cierre es tan importante como cuidar la entrada.

En este recorrido por los errores más frecuentes, también es clave entender el papel que juega la carta finiquito, no como un simple documento, sino como una herramienta que protege a ambas partes y cierra el proceso con claridad.

Error #1: No entregar o no firmar la carta de finiquito

Cuando concluye una relación laboral, uno de los pasos fundamentales es entregar la carta de finiquito. Este documento resume de manera formal los pagos que corresponden al colaborador, especificando conceptos como sueldos pendientes, vacaciones no gozadas, prima vacacional, aguinaldo proporcional y cualquier otro monto generado hasta el último día trabajado. Su función no es solo administrativa: brinda claridad, cierra obligaciones y deja constancia del acuerdo final entre ambas partes.

Si no se entrega o no se firma, se abre una puerta peligrosa. La empresa no cuenta con una constancia formal del acuerdo final, lo cual puede convertirse en un problema si el extrabajador decide presentar una queja o demanda laboral. Aunque la firma del colaborador no es obligatoria para cerrar el ciclo legal, sí ofrece una protección importante frente a futuras reclamaciones.

Una carta bien elaborada, clara en su redacción y entregada en el momento adecuado puede evitar malentendidos y proteger a la empresa de consecuencias legales innecesarias.

Error #2: Calcular mal el finiquito (o no explicarlo con claridad)

Un error común, y a menudo costoso, es no calcular correctamente el finiquito. Esto puede suceder por omitir conceptos, interpretar mal el tiempo trabajado o simplemente no tener actualizada la información de nómina.

Algunos de los fallos más frecuentes incluyen no considerar los días trabajados del mes en curso, no pagar vacaciones pendientes o dejar fuera bonos ya generados. En muchos casos, el error no es intencional, pero sí afecta directamente la percepción de justicia del colaborador.

Para evitarlo, lo recomendable es apoyarse en herramientas de cálculo confiables, revisar con detalle la información y, sobre todo, explicarle al colaborador cómo se llegó al monto final. Un cierre claro, sin sorpresas, ayuda a que la salida no termine generando conflictos posteriores.

Error #3: Falta de comunicación clara y oportuna

Comunicar una baja nunca es fácil, pero hacerlo mal solo empeora las cosas. En ocasiones, el colaborador se entera por terceros o por canales informales. En otras, se da el aviso sin explicar claramente los motivos o sin ofrecer ningún tipo de contexto.

Esto genera confusión, malestar y, en algunos casos, incluso rumores que afectan al resto del equipo. Una salida mal comunicada puede dejar una huella profunda en la percepción de liderazgo y en el ambiente laboral.

Incluso cuando se trata de despidos por bajo desempeño o recortes, es posible mantener una comunicación respetuosa, clara y humana. Preparar el mensaje, elegir el momento adecuado y ofrecer una conversación digna no solo es un gesto de empatía, también es parte de una buena cultura organizacional.

Error #4: No dejar constancia por escrito del acuerdo final

La carta finiquito no es el único documento importante. También deben quedar registradas otras entregas y acuerdos: devolución de equipo, firma de un acuerdo de confidencialidad, avisos al IMSS o cualquier otro pendiente que cierre formalmente el vínculo laboral.

Cuando el colaborador se niega a firmar alguno de estos documentos, es fundamental tener alternativas. Por ejemplo, un acta circunstanciada con testigos, el acuse de recibo vía correo o el respaldo del departamento jurídico. Lo importante es que todo lo pactado quede documentado de manera formal.

Una baja sin constancia por escrito puede dejar a la empresa sin evidencia en caso de un reclamo posterior. Anticiparse es parte de la responsabilidad de recursos humanos.

Error #5: Tratar el proceso como una tarea administrativa más

Despedir a alguien sin cuidado, sin cerrar adecuadamente, sin una palabra de reconocimiento o sin siquiera una retroalimentación mínima es uno de los errores más comunes… Y más costosos en términos de reputación.

Cada baja, voluntaria o no, tiene impacto. No solo en quien se va, también en quienes se quedan. Por eso, humanizar este proceso es esencial. No se necesita un protocolo complejo, basta con respeto, orden y una actitud que reconozca la dignidad de la persona que termina su ciclo.

Una breve guía puede incluir:

• Comunicación directa, clara y respetuosa
• Presencia del líder directo en la conversación
• Retroalimentación estructurada, aunque breve
• Agradecimiento por la contribución realizada
• Acompañamiento en el cierre de trámites

Lo que una empresa hace —o no hace— en una salida, también es parte de su marca como empleadora.

Una buena baja también es parte de una buena cultura

Cuidar el proceso de baja no solo reduce riesgos legales. También protege la imagen de la empresa, mantiene la confianza del equipo que permanece y refuerza la cultura organizacional.

Evitar los errores más comunes no requiere grandes presupuestos ni herramientas sofisticadas. Requiere atención, criterio y una visión que entienda que el cierre es tan importante como el inicio.

Y cuando se trata de formalizar ese cierre, la carta finiquito no es un trámite menor. Es una protección mutua que da claridad a ambas partes y permite cerrar el ciclo con orden.